¡Para motivar la asistencia al evento, hay que llegarle al corazón de sus Grupos de Interés con la Comunicación directa y personal!

Cuando hablamos de Comunicación Estratégica en un evento, estamos hablando de conversar, escuchar, sonreir, interactuar, relacionarse y proyectar los productos y/o servicios de una compañía y la Imagen Corporativa de la organización que lo convoca, a sus Grupos de Interés o Públicos.Todas las actividades de un evento son Comunicación: antes, durante y después de finalizado el certamen.

Ahora bien, si la Comunicación Estratégica en un evento se reduce a la comunicación virtual, la convocatoria no logrará su objetivo: contar con un gran número de asistentes. Ésta es una queja permanente hoy en día, en el mundo de los eventos.

¿Y saben por qué? Porque no toda la gente tiene la cultura de revisar sus correos electrónicos diariamente, otros reciben tal cantidad de estos mensajes que a veces no alcanzar a verlos todos y a muchos si la comunicación no es personal e impresa, nuestro evento jamás captará su atención.

¿Qué hacer entonces? La respuesta es: La Comunicación directa y personal es el éxito en un evento, para llegarle al corazón a sus Grupos de Interés motivándolos a participar en el certamen.

A continuación encontrarán 15 Tips para Comunicar con éxito su evento:

Momentos claves del evento a comunicar

1. Nombre del evento: diseñe un nombre sencillo, impactante y de fácil recordación, que en conjunto con la propia Identidad Corporativa del certamen, cumpla con los objetivos propuestos.

2. La Agenda o programa a tratar durante el certamen es una temática fundamental para proyectar su evento en los diferentes medios con que cuenta su organización:

3. Incluya la fecha, lugar y hora del evento, en cada una de sus comunicaciones:

4. La fecha con el nombre del día de la semana, porque muchas veces la persona se confunde sólo con la fecha.

  • El lugar con la dirección numérica: la precisión en los datos es fundamental, aunque el lugar donde se vaya a realizar el evento sea muy conocido.

5. Incluya información sobre las inscripciones, sus diferentes opciones y medios de pago tanto físicos como electrónicos.

6. Redacte los Mensajes Claves para cada uno de sus Grupos de Interés o Públicos.

7. Actualice sus Bases de datos. Una base desactualizada puede llevar el evento a un desastre.

8. Utilice todos los Medios de Comunicación con la Identidad Corporativa del evento: reuniones con diferentes grupos, cartas, correos electrónicos, tarjeta de invitación impresa y virtual, piezas publicitarias impresas y virtuales, sitio web de la organización, Medios de Comunicación tradicionales y Redes Sociales, entre otros:

  • Redacte siempre sus correos electrónicos en forma personalizada, con un asunto claro e impactante que invite a la acción.
  • Para el envío de sus comunicaciones impresas, hágalo con una empresa de correo expreso de calidad.

9. Diseñe un sitio web especial para su evento: así podrá diferenciarlo y posicionarlo mejor. Estos son algunos de los temas que debe incluir:

  • Programa, resumen de los conferencistas y el tema de su conferencia, feria comercial (si la hubiere), proceso de inscripciones, sala de prensa, información de eventos anteriores, contáctenos, entre otros.

10. Incluya en la página principal del sitio web de su organización, una imagen con el enlace al sitio web del evento.

11. Promocione el certamen en los medios de comunicación tradicionales y en las Redes Sociales como Facebook y Twitter, LinkedIn y Google+ entre otros, con enlaces al sitio web del evento, con los siguientes temas:

  • Comunicados de prensa, entrevistas a los conferencistas, patrocinadores, proceso de inscripciones, artículos publicados en otros medios, por citar algunos.

 12. Confirme la asistencia al evento, mediante el servicio especializado de Telemercadeo y fortalezca la convocatoria. 

13. Invite a los diferentes Medios de Comunicación y ofrézcales la posibilidad de entrevistas a conferencistas y personalidades y prepare material virtual y audiovisual para enviarles por correo electrónico.

14. Publique en sus Redes Sociales, lo que va sucediendo durante el evento e invite a los participantes a publicar también en dichas redes.

15. Redacte un mensaje electrónico de agradecimiento con el link al sitio web del evento, donde los participantes encuentren las Memorias del certamen.

Estos son algunos de los aspectos más importantes para el éxito de un evento. Por ello tenga en cuenta siempre que:

¡Para motivar la asistencia al evento, hay que llegarle al corazón de sus Grupos de Interés con la Comunicación directa y personal!

Martha De Zubiría – Comunicaciones martha@marthadezubiria.com

 

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