Comunicar con éxito tu evento, significa compartir los productos y servicios de tu organización con tus grupos de interés, a través de una experiencia inolvidable donde una excelente agenda y el networking son los protagonistas.

Tus posibles asistentes esperan de tu evento:

  • Conocer las últimas tendencias nacionales e internacionales del sector.
  • Compartir con los conferencistas colombianos y extranjeros.
  • Fortalecer sus relaciones comerciales con los participantes.

15 tips para comunicar con éxito tu evento

  1. Define un nombre fácil de recordar, pero contundente, que resuma la temática del certamen. Incluye el día, hora, ciudad, lugar y dirección.
  1. Una destacada agenda motiva la participación y responde a los objetivos a lograr con el evento.
  1. Elige la sede de tu evento en un hotel con auditorio, hospedaje para la mayoría de tus participantes y cerca al aeropuerto.
  1. Publica las opciones de las inscripciones y sus medios de pago, en todas las comunicaciones.
  1. Redacta los diferentes mensajes claves, de acuerdo con los temas de la agenda y según tus grupos de interés. Incluye la Identidad Corporativa de tu compañía y del certamen en cada una de tus publicaciones.
  1. Selecciona los medios de comunicación: sitio web, correos electrónicos personalizados de invitación, publicidad, oferta comercial y patrocinios, material para la prensa, entre otros.
  1. Actualiza las bases de datos de los diferentes grupos de interés y envíales la invitación.
  1. Diseña y redacta el contenido para el sitio web: es el medio de comunicación esencial del evento. Contiene información actualizada de la agenda, las conferencias y hojas de vida de los conferencistas, las opciones de inscripción, los comunicados de prensa, la oferta comercial, patrocinios, publicaciones en medios, entre otros.
  1. Redacta tus correos electrónicos personalizados con un asunto claro y un contenido que lo explique en detalle.
  1. Diseña la oferta comercial y de patrocinios y publícala en todas las comunicaciones.
  1. Divulga tu evento en los medios de comunicación impresos, audiovisuales, virtuales y las redes sociales. Incluye tus comunicados de prensa, entrevistas a los conferencistas y publicaciones, por relacionar algunos.
  1. Invita a los medios de comunicación a tu reunión. Organiza material impreso y audiovisual para los periodistas. Ubica la sala de prensa en un lugar clave del auditorio, con todos los equipos necesarios.
  1. Para la confirmación de tu evento, utiliza la comunicación telefónica.
  1. Divulga el evento en las redes sociales de tu compañía e invita a tus participantes a que publiquen sus impresiones en dichos medios.
  1. Redacta y envía un correo electrónico personalizado de agradecimiento con el link para descargar las Memorias del certamen.

Siempre recuerda que:

¡Para comunicar con éxito tu evento, es fundamental tu relación directa y personal con tus grupos de interés!  

Martha De Zubiría – Comunicaciones – cel: 57 3112296877 – martha@marthadezubiria.com