Hola, Juan:

Para responder a tu inquietud sobre cómo escribir correos electrónicos corporativos de una forma correcta y que llamen la atención de tus clientes, voy a referirme a ellos como los correos electrónicos de tus sueños, que son aquellos que siempre debes enviar y que siempre esperas recibir.

Los temas fundamentales al escribir un correo electrónico corporativo

Te propongo las siguientes preguntas y respuestas para que juntos analicemos este medio de comunicación tan importante para tu organización. Son las siguientes:

1.   ¿Cuál es el asunto del correo? Aquí hablo del asunto, es decir, un título muy breve, claro y que capte la atención.

2.   ¿Qué información debes incluir para desarrollar el tema o asunto? Incluye los datos esenciales sobre el tema a tratar.

3.   ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta al escribirlo? Es fundamental redactar un mensaje breve, fácil de entender, en un lenguaje positivo y con excelente ortografía. Es importante utilizar sinónimos para, en lo posible, no repetir palabras.

4.   ¿Qué deseas que haga tu cliente con el correo que le vas a enviar? Aquí va la llamada a la acción: invítalo a realizar una acción específica.

Para finalizar, siempre ten en cuenta que tu cliente percibe en tus correos electrónicos tu imagen personal y profesional, es decir, tu marca personal, así como la imagen corporativa de la organización que representas.

Ejemplo de un correo electrónico corporativo de tus sueños y sus respuestas a las anteriores preguntas

Juan, te propongo que tú y yo revisemos el siguiente ejemplo de un correo que he preparado para tu cliente interno, de acuerdo con la información que me suministraste, donde incluyo los puntos anteriores y otros que no deben faltar. Te voy ampliando la información y resolviendo tus dudas.

1.   Asunto breve, claro, que capte la atención de tu cliente y con una llamada a la acción:

Solicito tus aportes sobre el nuevo diseño del empaque de la Tableta 3029.

 2.   Destinatarios:

Seleccionar los destinatarios directamente involucrados en el tema.

 3.   Saludo:

Hola, Juan: (este es un saludo informal por tratarse de una persona de tu equipo).

4.   Desarrollo del asunto en el mensaje del correo

En nuestra reunión de ayer miércoles 15 de febrero de 2023, estuvimos revisando el nuevo diseño del empaque de la nueva Tableta 3029. Es una propuesta bien diferente a la de los empaques anteriores.

Juan pregunta a Pedro: ¿por qué debo mencionar la fecha de la reunión, si esta fue ayer? Porque es muy importante recordar la reunión a los participantes y los temas allí tratados.

 5.   Llamada a la acción:

Quiero, por lo tanto, conocer tu opinión sobre el color, el tipo de letra, el tamaño, la impresión opaca o brillante, y cualquier otra inquietud adicional que tengas. Espero tus aportes para el lunes 20 de febrero de 2023 a las 10 am.

 Juan pregunta a Pedro: ¿por qué debo recordarles el envío de los aportes por escrito, si ya los pedí ayer? Para dejar constancia de tu solicitud en la reunión.

6.   Agradecimiento:

Gracias por tu participación en la reunión.

 7.   Despedida:

Con un cordial saludo,

 8.   Firma corporativa:

Debes incluir en la firma corporativa los siguientes datos:

Logo de tu organización

Tu nombre

Tu cargo

Tu dirección, teléfono y móvil o celular

Tu ciudad y país

Redes sociales de tu organización

Preguntas de Juan a Luis, quien le respondió un correo electrónico de pesadilla

Ahora miremos las preguntas que tú le haces a Luis, un miembro de tu equipo que te respondió un correo de pesadilla, es decir, aquel correo que no dice nada y que nunca debes enviar.

Hola, Luis. No entiendo el correo que me enviaste y quiero hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿A qué te refieres en el asunto con la palabra documento?
  • Si era un archivo adjunto al correo, te cuento que no lo encontré.
  • En la reunión y por correo solicité la opinión de todos sobre el nuevo diseño del empaque de la Tableta 3029. ¿Qué opinas tú?
  • En el mensaje describiste el diseño, y eso no fue lo que yo pedí.
  • Por favor te invito a redactar nuevamente el correo con la información que solicité. Además, por favor asegúrate de que el asunto tenga relación con el contenido del mensaje.

Algunos ejemplos de correos electrónicos de pesadilla

A continuación, encuentras algunos ejemplos de asuntos de pesadilla y sus posibles interpretaciones que llevan a confusiones y, peor aún, a que nuestro cliente no quiera abrir nuestro correo:

 1.   Boletín: ¿Sobre cuál tema?

2.   Circular informativa: ¿Sobre cuál asunto?

3.   Documento: ¿De cuál área y tema?

4.   Documento de historia clínica del paciente: ¿De cuál paciente?

5.   Marta, ¡no olvides nada para tu viaje! ¿A qué se refiere?

6.   Resultados: ¿De cuál actividad?

7.   Trabajo final: ¿Sobre qué tema?

8.   Tu informe diario: ¿Sobre qué?

9.   Presupuesto: ¿De qué año, de cuál área? ¿El de toda la compañía?

10. Facturación: ¿A qué se refiere?¿A cuál de todos los productos que compré?

Soy Martha De Zubiría Duque. Me encantaría apoyarte en este tema con un curso a la medida de tu organización. Aquí tienes mis datos:  martha@marthadezubiria.com y mi celular 57 3112296877.

Artículo publicado en LinkedIn el 21 de febrero de 2023: https://www.linkedin.com/pulse/el-correo-electr%C3%B3nico-corporativo-de-tus-sue%C3%B1os-de-zubir%C3%ADa-duque-1e/