La Organización de un evento para una compañía:
Es una herramienta de comunicación temporal en vivo organizada con un propósito empresarial, institucional o comercial de una compañía pública o privada, con el objetivo de comunicarse en forma directa con sus públicos de interés y con los Medios de Comunicación y proyectar un mensaje a un público específico buscando interacción, participación y retroalimentación.
Es una excelente oportunidad para fortalecer:
- La Identidad e Imagen Corporativas de la organización
- Las relaciones con los clientes actuales y potenciales
- Las relaciones con todos sus públicos de interés
- La relación con los Medios de Comunicación
Es una excelente oportunidad para proyectar:
- Los productos y/o servicios
- La imagen de la organización en Colombia y el exterior
La Organización de un evento exitoso implica:
- El compromiso de la alta dirección así como su activa participación en la organización del evento mismo
- El evento debe formar parte del Plan Estratégico de la compañía y de su Plan Estratégico de Comunicación
- Un objetivo claramente definido
- Seleccionar la mejor fecha, hora y lugar para su realización
- Un programa novedoso con las últimas tendencias nacionales e internacionales sobre los productos y servicios que ofrece la compañía
Conferencistas nacionales e internacionales e invitados especiales
- Las personalidades que intervendrán en el evento, al igual que los invitados especiales, serán un gran atractivo para los participantes, los medios de comunicación y la comunidad en general
- Actividades prácticas de acuerdo con el tema a tratar para los participantes
- Puede incluir actividad social y programa alterno para familiares acompañantes
- Estrategia de Comunicación para la convocatoria está fundamentada en la comunicación personal
- ¿Quién comunica?
- La organización
- ¿Qué comunica?
- Imagen Corporativa del evento
- ¿A quién comunica?
- Públicos a convocar
- Asistentes a los eventos anteriores
- Asistentes potenciales
- Gobierno, bancos, gremios
- Medios de Comunicación
- Otros
¿Con qué objetivos?
- ¿Qué pretende lograr la organización con el evento?
- ¿Es un evento pagado por la compañía o debe ser financiado?
- Definir el Plan Estratégico de Comercialización del certamen
- ¿Por cuáles medios se comunicará el evento?
- A través de la Comunicación directa con el apoyo de la comunicación, escrita, audiovisual y virtual. Esta última debe incluir también a las principales redes sociales como Facebook, twitter, linkedin, youtube, entre otros
Recursos fundamentales para la organización del evento
- Recursos humanos
- Responsables del Plan Estratégico y su ejecución
- Comité Organizador del Congreso
- Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas o Asesoría Externa
- Equipo de apoyo que trabajará en alianza con las áreas de Recursos Humanos, Mercadeo, Publicidad
- Una completa y actualizada base de datos de los participantes a invitar:
- Una base de datos desactualizada no sirve de nada
- Una sede idónea con las mejores opciones para el evento
- Telemercadeo para confirmar asistencia al certamen
- Publicaciones para cada público
- Recursos económicos: Provienen de recursos propios de la empresa o de la financiación del evento, si es el caso Recursos técnicos y físicos:
Estos son los conceptos básicos y fundamentales para la organización de un evento. Si requieres más información, comunícate conmigo a martha@marthadezubiria.com y te apoyamos en la realización de tu evento.
Hasta pronto,
Martha De Zubiría D. – Comunicaciones – martha@marthadezubiria.com